クレジットカードの明細書がまだカード会社から発行されないという何人かの外国人参加者は、
わざわざカード会社から証明レターを取り寄せてFAXしてくれました。
○○航空会社への支払いxxドルは○月○日に確かに○○さんのカードにチャージされました。
というもので、責任者のサイン入り。
忙しいでしょうに、余計な手間をかけさせてしまって、恐縮することしきりです。
これまで、外国人を招聘する作業では、外国人は好き勝手なことを言ってきて面倒だ、と思っていましたが、
今回、NIESの国際常識からかけ離れたルールを押し付けられた外国人たちは、
皆さん我慢強く、なんとかNIESの要求に沿うように努めてくれていることを強く感じています。
「これですべて解決するといいんだけど」とスキャンした証明レターが添付されたYingさんからのメール。
「完璧です！辛抱強く協力してくださって、感謝します」と返信。
さて、なんとか全員分の招聘書類が揃って一安心、その紙は100枚を超えます。
ペーパーワークの煩雑さもさることながら、環境研究所と言いつつ、この紙の無駄もとても残念。
紙の心配をするのも束の間、会計課のAさんから連絡が。
「カード会社発行の証明レターでは認められません」
もう、一体何を言ってるの？
「カード会社発行の証明ですから、形が違うだけで、カード明細書と同等ですよね？」
「う～ん、これじゃ難しいなぁ。領収書かカード明細書しか認めてないんですよ」
「でも明細書と同じことでしょう？」
「結局、偽造できるかどうかということなんですよね。この手紙だと、偽造できちゃうでしょ。
明細の偽造はちょっと無理だけど」
そんなに疑ってまで招待しなくてもいいのに。
結局、レターは無効、どうしても領収書を取り寄せて、ということに。
「こんなことしてたら、せっかくネットワークを広げるためのワークショップなのに、
外国人はみんな悪い感情を持つよ」
と、隣のオフィスのフローリアン。
「わかってる。私もそう思う」
「NIESはもっと考えないと。ユカのせいではないとは、Yingにも言っておいたけど」
「ありがとう、私のせいじゃないけど（きっぱり）、でもNIESのスタッフとして、
すごく申し訳ないと思ってるの」
ところで、24時間以内に領収書をFAXしてください、と昨日お願いした追加の参加者は、
やはり当然24時間以内に送ってくれることはなく、NIESからの支払いは諦めて、
キャンベラ・オフィスからreimbursementしてもらうことになりました。
キャンベラ・オフィスのペップにメール。
「reimbursementのために、ポールさんからキャンベラに何を送ってもらえばいい？」
「reimbursementして、というサイン入りの手紙と、何にいくらかかったかの箇条書きと、
航空券のコピーを送ってもらってくれる？」
それだけ？
領収書も、当然クレジットカードの明細書も不要。
フローリアンから事情を聞いた研究者Yさんがやってきた。
「今、部署のミーティングがあったから、問題にしてきたんです。
国際社会の常識からこんなに離れていては国際ワークショップを開催するのに支障があるから、
ルールの見直しが必要だ、って」
良かった、やっと取り上げてくれる研究者が現れた。
「そしたら所属長が、会計課は担当者によって言うことが違ったりするから、
随時、根気よく相談するように、って」
やっぱりだめでした・・・。
夜9時半、帰りがけに、遅れて届いたFAXを届けに会計課に寄ると、
気を遣ってか優しい口調のAさん、デスクには高く積まれた年度末処理の書類らしき紙の山。
Aさんのせいでももちろんない。
もっともっと、NIES全体分のストレスを抱えていることでしょうね。
